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Allgemeine Informationen rund um das Thema Buchhaltung sowie Lohnbuchhaltung


Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen 

Unternehmen müssen ihre Geschäftsunterlagen über einen, durch verschiedene Vorschriften geregelten Zeitraum, aufbewahren. Die Aufbewahrungspflichten sind im Steuer- und Handelsrecht festgelegt.

Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht (AO):

Die Abgabenordnung bestimmt, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen (§147 AO). Demnach müssen alle Unternehmer, die zur Buchführung verpflichtet sind, auch Aufbewahrungspflicht beachten. Wer seine Bücher nach anderen Gesetzen führt, hat die Besteuerung nach diesem Gesetz entsprechend zu erfüllen. So haben einige Kaufleute das Handelsrecht (HGB) zu beachten.

Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht (HGB):

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet mit § 257 alle Kaufleute zur Aufbewahrung Ihrer Unterlagen. Die Buchführung muss nach § 238 HGB außerdem so gestaltet werden, dass alle Geschäftsvorfälle auch von Dritten (z. B. dem Finanzamt) lückenlos nachvollzogen werden können.

Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden?

Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt nach § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4, 4a AO für folgende Dokumente:

-         Bücher und Aufzeichnungen

-         Inventare

-         Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)

-         Lageberichte

-         Eröffnungsbilanz mit allen zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und                                          Organisationsunterlagen

-         Buchungsbelege und Rechnungen (z. B. Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen, Lieferscheine,            Quittungen)

-         Bankunterlagen und Kontoauszüge

-         Fahrtenbücher

-         Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen

 

Die Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt entsprechend für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen:

-         empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe

-         Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe

-         sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

        Konkret gehören hierzu z. B:

-         Angebote

-         Auftragsbestätigungen

-         Buchführungsprogramm

-         Mahnungen

-         Versicherungspolicen

-         Verträge

   

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist und wann können die Unterlagen vernichtet werden?

 

Grundsätzlich beginnt die Aufbewahrungsfrist am Ende des Geschäftsjahres. Bei einer Eingangsrechnung vom 1. März 2019 beginnt die Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2020 und endet demnach am 31. Dezember 2029. Bei einem Jahresabschluss für das Jahr 2018, der im August 2019 erstellt wurde, beginnt die Aufbewahrungsfrist ebenfalls am 1. Januar 2020 und endet am 31. Dezember 2029.

 

Wie müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

 

Ein Unternehmen muss aber nun nicht in seinen Betriebsräumen ein riesiges Aktenlager einrichten und die Dokumente dort über Jahre hinaus lagern. Die meisten Unterlagen liegen heute bereits in digitaler Form vor, z.B. E-Rechnungen, oder werden mit Hilfe eines Scanners digitalisiert. Durch die formgerechte Archivierung in digitalisierter Form, auf einem lokalen Rechner oder einer Cloudlösung muss das Unternehmen auch die Anforderungen des GoBD und GoBS erfüllen.

 

Aber es sollten auch einige Unterlagen auf jeden Fall im Original aufbewahrt werden. Dazu gehören:

-         Versicherungspolicen, aus denen ein Leistungsanspruch hervorgeht, wie zum Beispiel Renten- und                   Lebensversicherungen

-         Bilanzen und Jahresabschlüsse

-         Dokumente von Unternehmern, die in Deutschland Vorsteuer geltend machen wollen, aber keinen                     Umsatz im Inland generieren (§ 62 Abs2 UstDV)

-         Dokumente bei denen um Immobilien geht, wie notarielle Urkunden und Kaufverträge

 

Was passiert bei Verletzung der Aufbewahrungspflichten?

Hält ein Unternehmer die Aufbewahrungspflichten nach den Steuerrecht (AO) oder Handelsrecht (HGB) nicht ein, oder die Unterlagen sind nicht vollständig archiviert, ist das Finanzamt verpflichtet die Gewinne und Umsätze mithilfe von Branchenvergleichswerten zu schätzen, wenn die Besteuerungsgrundlage aufgrund unvollständiger Bücher und Aufzeichnungen nicht ermittelt werden kann (§ 162 AO). Auch können nach dem Strafgesetzbuch (StGB) und der Abgabenordnung (AO) wegen Steuergefährdung oder Steuerhinterziehung Geld- oder Haftstrafen verhängt werden. 




Wie muss eine ordnungsgemäße Rechnung aussehen? 

Jeder Unternehmer, Freiberufler und selbständig Tätige muss eine Rechnung schreiben. Bei einem Rechnungsbetrag von mehr als 250,00€ sind hierbei die gesetzlich festgelegten 10 Bestandteile, die eine solche Rechnung enthalten muss. Diese 10 Bestandteile sind:

1.      Der vollständige Name sowie die Anschrift des Unternehmens

2.      Die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)

3.      Der vollständige Name sowie die Anschrift des Kunden

4.      Das Ausstellungsdatum/Rechnungsdatum

5.      Die Rechnungsnummer

6.      Der Zeitpunkt der Lieferung/Leistung

7.      Die Menge und die Art der Lieferung bzw. der Umfang und die Art der Leistung

8.      Das Entgelt für die Lieferung/Leistung in Netto

9.      Der auf das Nettoentgelt entfallende Umsatzsteuersatz

10.  Der auf das Nettoentgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag




Archivierung von Kassenzetteln aus Thermopapier  

Grundsätzlich müssen alle Belege 10 Jahre aufbewahrt werden. Bei Kassenzetteln, die auf Thermopapier erstellt wurden, ergibt sich aber ein Problem. Nach spätestens 2 Jahren sind die Thermobelege ausgeblichen und unleserlich. Bei einer Betriebsprüfung nach beispielweise 4 Jahren, kann es im Fall von nun unleserlichen Kassenbelegen zu einem versagen des Vorsteuerabzugs und zu einer Kürzung der Betriebsausgaben kommen.   

Um dies zu vermeiden, sollten alle Thermobeleg nach erhalt auf Normalpapier kopiert werden und zusammen mit dem Originalbeleg archiviert werden. Alternativ kann der Beleg auch gescannt werden und dann elektronisch archiviert werden. Bei der elektronischen Archivierung sind die besonderen Vorschriften hierfür zu beachten. 


Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

 

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bilden die Grundlage der Buchführung für Unternehmer. Sie gelten für jeden Unternehmer, egal ob er ein Kleinunternehmer im Sinne des §19 UstG ist oder börsennotierter Konzern.

Die folgenden Grundsätze behandeln alle wichtigen Richtlinien hinsichtlich der Buchführung und Rechnungsstellung.

·        Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit: Die Geschäftsvorfälle müssen tatsächlich stattgefunden haben und objektiv aus den Büchern hergeleitet werden können.

·        Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit: Die Buchführung muss klar und übersichtlich durchgeführt werden, sodass auch sachverständige Dritte dies nachvollziehen können.

·        Grundsatz der Einzelbewertung: Alle Vermögensgegenstände müssen einzeln bewertet werden. Gruppenbewertungen werden aber in bestimmten Fällen zugelassen.

·        Grundsatz der Vollständigkeit: Die Buchführung muss vollständig, dh. lückenlos sein.

·        Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen zeitnah und chronologisch verbucht werden.

·        Grundsatz der Sicherheit: Alle Unterlagen müssen ordnungsgemäß archiviert werden.

·        Belegprinzip: Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen.

 

Was passiert, wenn der Unternehmer gegen die GoB verstößt?

Liegen Verstöße gegen die GoB vor (z.B. fehlende Aufzeichnungen oder Falschbuchungen) kann das Finanzamt folgendermaßen vorgehen:

·        Berichtigung der Fehler

·        Berichtigung durch Teilschätzung

·        Berichtigung durch Gesamtschätzung

Für den Unternehmer kann dies – je nach Umfang der Verstöße – schwerwiegende Folgen haben, beispielsweise

·        ungünstige Schätzung der Besteuerungsgrundlage

·        Entzug gewisser steuerlicher Vergünstigungen

·        Steuerstrafverfahren