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Buchhaltung * Cloud

 

Aufgrund der Cloud Lösung haben Sie immer Einblick in die betriebswirtschaftliche Auswertung Ihres Unternehmens. Sie können zu jeder Zeit und von jedem Ort auf Ihre Cloud zugreifen.

Ein passendes Ordnersystem, wird individuell für Ihren Betrieb für Sie eingerichtet. Somit können Sie Ihre Buchhaltung* Online einsehen und überprüfen.

Das abspeichern der Belege, ist schnell vom Büro, der eigenen Wohnung oder unterwegs zu erledigen. Somit ideal für kleine und mittelständige Unternehmen.

Keine in der Cloud gespeicherten Daten gehen verloren.

Strato AG Rechenzentrum liegt in Deutschland (TÜV-zertifizierte Datensicherheit).

Buchhaltung* professionell und günstig.



Durch digitalisieren Kosten sparen und die Übersicht verbessern

In zunehmendem Maße ersetzen E-Rechnungen im PDF-Format die alte Papierrechnung. Ein Nebeneinander von „papierloser“ Belegführung und im klassischen Order abgehefteten belegen ist aus Gründen der Übersichtlichlichkeit nicht sinnvoll. Hier bietet es sich an zu einer Cloud basierenden Buchhaltung überzugehen, also die auf Papier eingehenden Rechnungen zu scannen und rechtssicher zu archivieren.

Diese Vorgehensweise ist aus steuerlicher Sicht grundsätzlich möglich. Im Schreiben des BMF von 14.11.2014 (IV A 4 - S 0316/13/10003 ) wurden die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) auf den neusten Stand gebracht. Darin wird festgelegt:

·        Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschvermerke, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden.

·        Spätere Änderungen sind ausschließlich so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben.

·        Auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.

Hierbei ist es unerheblich ob der Beleg ursprünglich in elektronischer Form oder in Papierform vorlag.

Beim scannen von Rechnungen und Verträgen ist darauf zu achten, dass alle bedruckten Seiten erfasst werden. Urkunden mit Prägestempeln oder Siegeln sind unabhängig, ob sie vollständig digitalisiert wurden, immer auch im Original aufzubewahren.

Somit können sie bereits heute Unterlagen aus bedrucktem Papier, insbesondere Rechnungen, Lieferscheine und Quittungen digitalisieren. Damit lassen sich Kosten für die Ablage in klassischen Ordnern senken und der Unternehmer oder seine Mitarbeiter können von jedem Ort auf die Belege zugreifen. Elektronischer Speicherplatz ist im Vergleich zum Regalmeter für Ordner voller Papier deutlich kostengünstiger. Hinzu kommt, dass digital archivierte Dokumente auch wiedergefunden werden können. Ein, an falscher Stelle abgehefteter Beleg ist häufig unauffindbar. Eine Volltextsuche in einem digitalisierten Archiv findet auch einen an der falschen Stelle abgelegte Beleg wieder.